Dokumentenscanner Test – Digitale Dokumentenverwaltung leicht gemacht

DokumentenscannerMit einem Dokumentenscanner legen Sie den Grundstein für Ihr Projekt „papierloses Büro“. Dokumente scannen, Dokumente digitalisieren, die Implementierung einer sinnvollen Dokumentenverwaltung: Das hört sich auf den ersten Blick nach einer Herausforderung an – ist mit dem richtigen Scanner jedoch schnell und effektiv in Angriff genommen.

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Während man für seltenere Scanaufträge auf ein Multifunktionsgerät oder einen Flachbettscanner zurückgreifen kann, empfiehlt es sich bei häufigeren Scanarbeiten unbedingt auf einen Scanner mit Einzug – auch Einzugsscanner genannt – zurückzugreifen. Was kann der mehr? Nun, im Gegensatz zu den beiden erstgenannten Varianten muss man bei einem Einzugsscanner keine Klappe öffnen um dann per Hand jedes Blatt einzeln für einen Scanauftrag einzulegen.

Spezielle Scanner verfügen nämlich nicht nur über einen sogenannten Einzelblatteinzug, sondern erlauben es sogar gleich mehrere Seiten einzulegen. Ein gutes Modell schafft sogar bis zu 40 Seiten in einem Rutsch! Das Scannen von Dokumenten verläuft so weitestgehend eigenständig und man kann sich bereits wieder anderen Tätigkeiten widmen.

Via Software müssen lediglich gewisse Voreinstellungen vorgenommen werden, wie z.B. in welcher Auflösung gescannt werden soll, ob in schwarz-weiß oder Farbe, ob das Dateiformat lieber ein JPEG oder PDF sein soll usw. Eine gute Software ermöglicht es häufig individuelle Profile anzulegen, welche dann auf Wunsch immer wieder abgerufen werden können. Manchmal besteht auch die Möglichkeit solche Profile am Dokumentenscanner selbst anzulegen oder sie sind praktischerweise bereits vorinstalliert. Dies ist ideal für alle, die einer gewissen Voreinstellung auch langfristig treu bleiben möchten und häufig den gleichen Scanauftrag zu erledigen haben.

Scanner: viele verschiedene Bezeichnungen – ein Ziel!

DokumentenstapelWer sich im Internet anderweitig übers Scangeräte informiert, stößt auf eine Vielzahl an unterschiedlichen Suchbegriffen: mobiler Scanner, Visitenkartenscanner, Duplex Dokumentenscanner, Netzwerk Dokumentenscanner und, und, und. Wir erläutern nachfolgend gerne, was es mit den unterschiedlichen Varianten auf sich hat.

Der Begriff „mobiler Scanner“ beschreibt schlichtweg einen klein gehaltenen, in der Regel recht leichten Scanner, der auch unterwegs eingesetzt werden kann. Beispiel: Man ist in der Bibliothek und möchte einige Buchausschnitte oder andere Dokumente scannen. Dazu benötigt man dann – neben dem mobilen Scanner – einen Laptop, sowie ein Verbindungskabel um die Scans vom Scanner in den Laptop zu übertragen.

Je nach Modell können Dokumente auch auf andere Geräte, wie z.B. ein iPhone, iPad etc. gesendet werden. Häufig geschieht dies sogar kabellos, nämlich dann wenn ein Scanner Wi-Fi unterstützt und – logisch! – auch ein Netz vorhanden ist. Keine Stromquelle in der Nähe? Auch in diesem Fall muss man nicht unbedingt auf einen Dokumentenscanner verzichten. Schließlich gibt es diese praktischerweise auch batteriebetrieben.

Die Bezeichnung Visitenkartenscanner steht schlichtweg für einen Scanner, der auch so kleine Formate, wie eben im Speziellen eine Visitenkarte, einscannen kann. Auch Modelle, die nicht unter dieser Bezeichnung geführt werden, können häufig Visitenkarten einscannen. Interessierte sollten einfach nach entsprechenden Hinweisen in der Produktbeschreibung Ausschau halten.

Ein Duplex Dokumentenscanner ist ein Gerät, welches – sagen wir mal – „noch ein Schüppchen drauf legt“. So bietet es die Möglichkeit auch beidseitig bedruckte Dokumente in einem Rutsch einzuscannen und zwar ganz ohne, dass das Blatt manuell gewendet werden, bzw. nochmal hineingelegt werden muss. Dokumentenscanner, die das nicht können, werden in der Regel unter der Bezeichnung Simplex Dokumentenscanner geführt.

Was muss man beim Kauf eines Dokumentenscanners beachten?

Grundsätzlich sollte man im Vorfeld erörtern, welche Funktionen einem persönlich an einem Scangerät wichtig sind. Folgende Fragen helfen Ihnen einige Geräte in die „engere Auswahl“ zu nehmen:

  • Benötige ich einen Netzwerk Dokumentenscanner, den ich gleich mit mehreren Geräten in meinem (Heim)Büro koppeln kann oder tut es auch ein Gerät, das nicht netzwerkfähig ist?
  • Mag ich lieber ein Modell mit Kabel oder brauche ich gar ein mobil einsetzbares Gerät, welches Dateien z.B. auch via Wi-Fi, eventuell auf unterschiedliche Geräte oder gar einen USB-Stick übertragen kann?
  • Sollte das Modell beidseitig scannen können?
  • Wie umfangreich werden meine Scanaufträge sein und kann mein anvisiertes Gerät da in puncto Scangeschwindigkeit mithalten?
  • Ist mir ein Gerät wichtig, bei dem Voreinstellungen aktiviert werden?
  • Welche Software ist im Lieferumfang enthalten und welche Features bietet sie mir?
  • Brauche ich ein Modell Marke „neuste Technologie“, das eingescannte Dokumente z.B. direkt in Cloud-Dienste etc. hochladen kann?
  • Benötige ich das Gerät in Verwendung mit einem PC oder Mac und ist es in dieser Hinsicht kompatibel?

Mann mit AktenordnernAll dies sind Fragen, auf die die Produktbeschreibung des jeweiligen Herstellers in der Regel eine Antwort gibt… doch was ist mit dem, was gerne auch mal nicht erwähnt wird? Genau das erfährt man beim Lesen von Produktbewertungen! Begeisterte Kunden schwärmen gerne mal in den höchsten Tönen von den vielen Vorzügen eines speziellen Geräts.

Allerdings wird auch mit Kritik nicht hinterm Berg gehalten und so erfährt man beim Lesen viele interessante Details, wie z.B.: Ist die Scangeschwindigkeit wirklich so hoch wie angegeben? Überzeugt das Modell mit geraden, gut lesbaren Scans? Macht mir dieses Gerät das Leben mit lästigen Doppeleinzügen schwer? Ist die mitgelieferte Software auf dem neuesten Stand? Und wie hat es mit der Installation hingehauen?

Last, but not least: Multifunktionsgerät versus Dokumentenscanner

Der ein oder andere wird sich vielleicht fragen, ob er auf dem Weg zu einem papierlosen Büro überhaupt auf einen (teuren) Dokumentenscanner angewiesen ist. Schließlich hat so ein Multifunktionsgerät – wie der Name ja schon sagt – so einiges an Features im Angebot. Nun, die „Umrüstung“ auf einen Dokumentenscanner empfiehlt sich auf jeden Fall, wenn man diesen jenen von gleich mehreren PCs aus nutzen möchte. Scanner werden häufig durch Anwendungen (z.B. Dokumentenmanagementsysteme) angesteuert.

Während es sich manchmal als recht schwierig entpuppt, ein Multifunktionsgerät in dieses Business-Umfeld einzubinden, ist dies mit einem Netzwerk Dokumentenscanner kein Problem. Zudem bietet ein solches Gerät den Vorteil, dass unterschiedliche Formate – auf Wunsch auch beidseitig – eingescannt werden können. Ein Multifunktionsgerät ist dagegen ausschließlich für die Verwendung mit standardisierten Papierformaten ausgerichtet und muss bei ungewöhnlichen Formaten leider passen.

Frau beurteilt und scannt DokumenteBei der Archivierung von Dokumenten kommt es – ganz klar! – auf eine gute Lesbarkeit drauf an. Gerade in puncto Kontrast und dem Optimieren von farbigen Hintergründen stellen sich Dokumentenscanner als die wesentlich bessere Option heraus – mal ganz zu schweigen von den kompakteren Dateigrößen. Außerdem ist ein Multifunktionsgerät ja in der Regel zum Scannen, kopieren und drucken angeschafft worden. Schade nur, dass es leider nicht alles gleichzeitig kann.

Gerade bei größeren Scanaufträgen ist das Gerät erstmals für eine Zeit lang blockiert und steht für andere Arbeiten – ganz zum Ärger der Kollegen – nicht zur Verfügung. Doch auch wer keine Kollegen zum verärgern hat, mag langfristig gesehen von den vielen Vorteilen eines Dokumentenscanner Modells profitieren.

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